Gérer un institut de beauté : soins, cabines, dossier client et vente

Un institut de beauté à Saint-Gall compte deux cabines et une petite place de manucure près de la fenêtre. La propriétaire travaille à plein temps, une esthéticienne trois jours par semaine. Le mardi, l’agenda affiche un soin du visage d’une heure, deux teintures de sourcils et de cils, une épilation des jambes, une pédicure et, en fin de journée, le maquillage d’un mariage. Entre-temps, l’institut vend des produits de soin, encaisse un bon cadeau et prend les appels pour la semaine suivante.

Chacune de ces tâches est simple en soi. L’administration devient exigeante là où elles se rejoignent : dans un seul calendrier qui doit représenter en même temps deux cabines, deux personnes et des soins très différents. Cet article décrit ce qui fait la gestion d’un petit institut de beauté et à quoi l’on peut mesurer une solution, qu’il s’agisse d’un agenda papier, d’un tableau ou d’un logiciel.

Ce qui distingue un institut de beauté des autres métiers de rendez-vous

Le profil professionnel publié sur berufsberatung.ch montre combien le quotidien est large. Parmi les tâches des esthéticiennes et esthéticiens CFC (Kosmetiker/in EFZ), on trouve, outre les soins du visage et du corps, l’épilation, le maquillage, la manucure et la pédicure, ainsi que les massages manuels ou avec des appareils. S’y ajoutent le conseil et la vente de produits de soin. Et, explicitement, le travail de bureau : organiser la journée à l’aide du calendrier des rendez-vous, gérer les données de la clientèle, tenir les comptes des recettes issues des soins et des produits, contrôler le stock et commander la marchandise.

Pour l’administration, cela donne trois particularités :

• Beaucoup de soins de durées très différentes. Un quart d’heure pour les sourcils, une heure et demie pour un soin du visage élaboré. Une grille fixe d’une heure ne convient à aucun des deux.
• Les cabines et les appareils sont rares. Deux cabines, ce sont deux places, et l’appareil d’épilation ne se trouve peut-être que dans l’une d’elles.
• Chaque personne ne propose pas chaque soin. L’une fait les extensions de cils, l’autre non. Certains soins exigent une attestation propre.

Le catalogue des soins comme base

Toute gestion commence par une liste de tous les soins. Pour un agenda qui doit vérifier lui-même si un rendez-vous convient, chaque soin a besoin de quatre indications : la durée, la cabine, éventuellement l’appareil et les personnes qui le proposent. Pour l’institut de Saint-Gall, un extrait se présente ainsi ; les chiffres sont des exemples.

Soin (exemple)	Durée	Cabine	Qui
Soin du visage classique	60 min	Cabine 1 ou 2	les deux
Épilation et teinture sourcils	20 min	Cabine 1 ou 2	les deux
Extension de cils, nouveau set	120 min	Cabine 2 (table)	esthéticienne
Épilation des jambes	45 min	Cabine 1 (appareil)	propriétaire
Manucure	40 min	Place près de la fenêtre	les deux
Pédicure	50 min	Cabine 1 ou 2	les deux
Maquillage de jour	45 min	Cabine 1 ou 2	propriétaire

Deux compléments rendent une telle liste utilisable au quotidien. D’abord les temps de préparation : après un soin, on refait la table, on nettoie les outils et on aère la cabine. Rattacher ces minutes au soin permet de planifier plus honnêtement qu’avec une durée moyenne. Ensuite les combinaisons : la teinture des sourcils et des cils est souvent réservée ensemble et dure moins longtemps que les deux soins l’un après l’autre. Une position à part pour la combinaison évite à la clientèle de faire le calcul.

L’essentiel est que les temps de pose et les pauses soient compris dans la durée enregistrée, afin qu’une page de réservation ne propose que des créneaux réellement praticables.

Cabines, appareils et qui réalise quoi

Dans un institut de beauté, la cabine est souvent le véritable goulot d’étranglement. À Saint-Gall, la propriétaire pourrait faire une épilation à 14 h, mais la cabine 1 est occupée par une pédicure et l’appareil ne se trouve que là. Un agenda qui ne connaît que les personnes proposera quand même ce créneau. Un agenda qui gère cabines et appareils comme des ressources à part entière ne le fera pas.

Reste la question de savoir qui a le droit de réaliser un soin. Selon l’Office fédéral de la santé publique (OFSP), les personnes qui effectuent des soins cosmétiques, par exemple au laser ou à la lumière intense pulsée (IPL), doivent disposer d’une attestation de compétences depuis le 1er juin 2024. berufsberatung.ch relève aussi que certains soins, par exemple les traitements au laser, exigent un cours et une autorisation. L’OFSP décrit sur ses pages consacrées au rayonnement non ionisant quels soins sont exactement concernés.

Pour l’administration, cela signifie une association simple : chaque soin est lié aux personnes qui le proposent. Si l’esthéticienne n’a pas encore son attestation, le soin n’apparaît pas dans son calendrier. Consigner cela dans l’agenda plutôt que dans sa tête évite qu’on attribue à une remplaçante, le samedi, un soin qu’elle ne pratique pas.

Le dossier client : ce que l’on consigne

Avant un soin du visage, ce que l’esthéticienne sait de la peau compte : type de peau, réactions antérieures à des produits, peut-être une allergie. Selon le profil professionnel, il fait partie des tâches d’examiner la peau, d’en déterminer les caractéristiques et, en cas d’anomalie, de recommander un contrôle dermatologique. L’historique des soins dans le dossier montre ce qui a été utilisé la dernière fois et comment la peau a réagi.

Une partie de ces informations concerne la santé. La loi sur la protection des données (LPD) range les données sur la santé parmi les données personnelles sensibles (art. 5, let. c, LPD). Selon l’art. 6 LPD, les données personnelles ne sont collectées que pour une finalité déterminée et reconnaissable, traitées de manière proportionnée, puis détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à cette finalité. Pour un petit institut, cela veut surtout dire : ne noter que ce qui compte pour le soin et définir qui consulte le dossier. En séparant dossier client et agenda, on peut montrer le calendrier à une remplaçante sans lui montrer les notes sur la peau. Vous en saurez plus dans l’article sur le dossier client dans un institut de beauté.

Vente de produits et stock

La vente de produits de soin fait partie de nombreux instituts. Après le soin, l’esthéticienne recommande une crème, que la cliente emporte aussitôt. Pour l’administration, cela crée deux tâches.

Un seul justificatif pour les deux. Le soin et le produit figurent sur la même quittance. Si l’institut est assujetti à la TVA, la quittance indique l’impôt. L’AFC cite comme taux normal 8,1 pour cent ; le taux réduit de 2,6 pour cent s’applique, selon son énumération, notamment aux denrées alimentaires et aux médicaments.

Un stock qui est juste. Les produits sur l’étagère, c’est de l’argent immobilisé. Qui compte le stock au moment de la vente voit quand une gamme touche à sa fin et commande avant que la cliente fidèle ne se retrouve devant une étagère vide. S’ajoutent les produits consommés en cabine, comme les masques ou la cire. Ils ne sont pas vendus, mais il faut tout autant les recommander.

Bons cadeaux, forfaits et décompte

L’institut de Saint-Gall vend des bons cadeaux, particulièrement nombreux avant Noël. S’y ajoutent des forfaits, par exemple cinq soins du visage pour un prix global. Dans les deux cas, l’argent est encaissé et la prestation suit plus tard, peut-être en plusieurs fois. Sans liste indiquant quel bon est ouvert pour quel montant et combien de soins d’un forfait restent à faire, chaque utilisation devient une recherche. L’article Les bons cadeaux au studio décrit comment les studios numérotent, utilisent et décomptent les bons.

La journée se termine par le décompte. L’assujettissement d’un institut à la TVA dépend du chiffre d’affaires : selon l’AFC, le seuil d’assujettissement est de 100 000 francs de chiffre d’affaires issu de prestations en Suisse et à l’étranger. Qui a une clientèle d’entreprises, par exemple pour un maquillage lors d’un événement, établit une facture avec une partie paiement. La Suisse dispose pour cela de la facture QR, qui, selon SIX, a définitivement remplacé les bulletins de versement le 1er octobre 2022 et peut être émise sur papier ou sous forme numérique.

Les justificatifs aussi sont à conserver. Les entreprises individuelles dont le chiffre d’affaires est inférieur à 500 000 francs ne tiennent, selon l’art. 957, al. 2, CO, qu’une comptabilité des recettes, des dépenses et de la situation patrimoniale. Pour les entreprises tenues à la comptabilité, l’art. 958f CO prévoit une conservation des livres et des pièces comptables pendant dix ans. Les obligations qui s’appliquent à un institut donné sont une question à poser à sa fiduciaire.

À quoi mesurer une gestion

On peut poser les questions suivantes à n’importe quelle solution, y compris à son propre tableau. Elles aident à comparer les fournisseurs sans se laisser guider par la longueur d’une liste de fonctions.

Critère	La question
Catalogue des soins	Chaque soin a-t-il sa durée, un temps de préparation et des combinaisons ?
Cabines et appareils	L’agenda contrôle-t-il la cabine et l’appareil, pas seulement la personne ?
Qui propose quoi	Peut-on définir par personne les soins qu’elle réalise ?
Réservation en ligne	La page de réservation propose-t-elle seulement des horaires où cabine et personne sont libres ?
Dossier client	Peut-on décider qui voit les notes sur la peau et les allergies, et peut-on les supprimer ?
Vente et stock	Produit et soin figurent-ils sur une seule quittance, et le stock suit-il ?
Bons et forfaits	Les montants ouverts et les soins restants sont-ils visibles en tout temps ?
Décompte	Existe-t-il des quittances avec TVA et des factures QR en CHF ?
Données et langues	Où les données sont-elles stockées, peut-on les exporter, et en quelles langues la page de réservation existe-t-elle ?

Pour une esthéticienne indépendante avec une pièce et une offre restreinte, un agenda bien tenu peut suffire. Un institut avec deux cabines, un appareil, des temps partiels et une étagère pleine de produits atteint plus vite la limite de listes séparées.

Retour à Saint-Gall

La propriétaire commence par le catalogue des soins : chaque soin avec sa durée, son temps de préparation, sa cabine et les personnes qui le proposent. Ensuite, elle ne tient plus les rendez-vous qu’à un seul endroit, sépare les notes sur la peau de l’agenda et enregistre les bons avec leur numéro et leur solde. Le mardi n’en paraît pas plus calme, mais il se clôt le soir en quelques minutes au lieu d’une heure.

Notre idée pour les instituts de beauté part du même point : l’application réunira en un seul endroit les rendez-vous avec collaboratrice, cabine et appareil, les acomptes, les cures et forfaits, les fiches de soin avec photos, la vente simple de produits et le décompte avec TWINT et facture QR, avec des données en Suisse. Les bons cadeaux ne sont pas prévus pour la première version.